Dostęp dla wielu użytkowników
W tradycyjnych biurach rachunkowych wiele zespołów wciąż działa na niezintegrowanych narzędziach: różne arkusze Excela, pliki lokalne, e-maile, oddzielne systemy do płac i księgowości. Taki podział generuje ryzyko błędów, trudności w komunikacji i problemy z odpowiedzialnością. enova365 rozwiązuje ten problem, oferując wspólne, zintegrowane środowisko pracy – jeden system dla całego zespołu.
Każdy pracownik biura ma swój własny login, przypisaną rolę i uprawnienia – dzięki czemu może realizować swoje zadania w obrębie odpowiedniego modułu (np. Księga Handlowa, Kadry i Płace, KSeF). Zespoły mogą pracować równocześnie – jedna osoba obsługuje fakturę, druga tworzy listę płac, a trzecia sprawdza zgodność danych – bez ryzyka nadpisania informacji.
W dodatku system działa zarówno w wersji desktopowej, jak i przeglądarkowej – co umożliwia pracę zdalną, hybrydową lub wielooddziałową. W przypadku biur obsługujących klientów z całej Polski (lub pracujących w różnych strefach czasowych), elastyczność ta staje się kluczowa..
Przykład: Księgowa może zaksięgować dokument, kadrowa dodać nieobecność pracownika, a specjalista KSeF zweryfikować status faktur – wszystko równolegle, bez kolizji.
Workflow – zaprojektuj własny przepływ pracy
Jednym z najmocniejszych narzędzi wspierających współpracę zespołu w enova365 jest moduł Workflow. Dzięki niemu można automatyzować procesy i ustalać jasne ścieżki zatwierdzania oraz przekazywania dokumentów. Każdy dokument może przejść przez kilka etapów: weryfikacja, poprawki, zatwierdzenie, zaksięgowanie – z przypisaniem odpowiedzialności na poszczególnych pracowników.
Dzięki Workflow zespół nie musi się zastanawiać, kto teraz ma zająć się dokumentem – wszystko jest określone w systemie. Pracownik może otrzymać automatyczne powiadomienie, że został do niego przypisany konkretny dokument do weryfikacji. To skraca czas reakcji i pozwala uniknąć pomyłek związanych z ręcznym zarządzaniem obiegiem papierów lub maili.
Dodatkowo: możesz skonfigurować różne scenariusze dla różnych klientów. Dla jednych wystarczy dwuetapowe zatwierdzanie, dla innych – czteropoziomowa kontrola. System zapamiętuje ustawienia i realizuje je bezbłędnie, co daje ogromną przewagę przy pracy z dużą liczbą firm.
Komentarze, oznaczenia, notatki – komunikacja bez e-maili
Jednym z najczęstszych problemów pracy zespołowej w biurze rachunkowym jest komunikacja. Przekazywanie informacji przez e-mail, komunikatory lub ustnie prowadzi do niedopowiedzeń, zagubionych wiadomości i braku dokumentacji. enova365 rozwiązuje ten problem, umożliwiając komunikację bezpośrednio w obrębie dokumentów i kartotek.
Do każdego dokumentu w systemie można dodać notatkę, komentarz lub oznaczenie. Pracownik może zostawić informację np. „brakuje NIP-u”, „sprawdź numer konta”, „proszę o zatwierdzenie” – a osoba odpowiedzialna natychmiast to zobaczy po zalogowaniu. Co więcej – notatki są archiwizowane, więc można do nich wrócić nawet po kilku tygodniach.
To nie tylko ułatwia codzienną pracę, ale jest też dowodem komunikacji w przypadku sporów lub audytu. Pracownicy nie muszą pisać maili z pytaniem o każdą niejasność – wszystko mają „pod ręką”, w jednym systemie.
Historia zmian – pełna przejrzystość i odpowiedzialność
Praca zespołowa w księgowości wymaga nie tylko podziału obowiązków, ale też możliwości odtworzenia „kto co zrobił i kiedy”. enova365 posiada funkcję historii zmian, która rejestruje każdą operację: edycję dokumentu, zatwierdzenie, usunięcie, zmianę danych w kartotekach.
To szczególnie ważne w sytuacjach:
– kiedy coś „się nie zgadza” – i trzeba znaleźć źródło różnicy,
– gdy klient podważa poprawność zapisów – i potrzebny jest dowód operacji,
– przy współdzielonej obsłudze klienta – gdzie kilka osób pracuje nad tym samym obszarem.
Historia zmian pokazuje nie tylko co się zmieniło, ale też jak wyglądała wartość przed i po zmianie, co znacząco ułatwia analizę błędów. Jest to nieocenione narzędzie również przy szkoleniu nowych pracowników – pozwala przeanalizować ich działania i korygować ewentualne nieprawidłowości.
Praca z klientem – Pulpit Klienta jako część zespołu
W enova365 praca zespołowa nie kończy się na wewnętrznym zespole biura rachunkowego. Klienci również mogą stać się częścią tego zespołu – dzięki Pulpitowi Klienta, który umożliwia:
– przesyłanie dokumentów bezpośrednio do systemu,
– podgląd statusu spraw księgowych lub płacowych,
– wystawianie faktur, które od razu trafiają do księgowania,
– komunikację z biurem przez platformę, bez e-maili.
Dzięki temu unikasz klasycznych problemów:
– „Nie dostałem maila z fakturą”,
– „Nie wiem, czy już to zaksięgowaliście”,
– „Nie pamiętam, co wysłałem w zeszłym miesiącu”.
Pulpit Klienta usprawnia współpracę, redukuje błędy i zwiększa zaufanie do biura – bo klient widzi, że ma dostęp do danych i postępów prac na bieżąco.
Praca zespołowa w biurze rachunkowym to nie tylko podział obowiązków, ale przede wszystkim skuteczna organizacja, komunikacja i kontrola. enova365 dostarcza narzędzi, które wspierają zespół na każdym etapie: od przydzielania zadań, przez weryfikację dokumentów, aż po kontakt z klientem. Dzięki funkcjom takim jak Workflow, historia zmian, harmonogram zadań czy Pulpit Klienta – możliwa jest naprawdę płynna, przejrzysta i wydajna współpraca. W czasach, gdy biura rachunkowe pracują zdalnie, hybrydowo i pod dużą presją terminów, takie rozwiązania nie są już luksusem – są niezbędne.
Jeśli chcesz się przekonać jak enova365 może usprawnić procesy w Twoim Biurze Rachunkowym to skontaktuj się z nami!
Napisz na biuro@karnat.com.pl lub zadzwoń +48 792 791 261.
