Na czym polega OCR w enova365?
OCR (Optical Character Recognition) to technologia rozpoznawania tekstu z obrazu. W praktyce w enova365 wygląda to tak:
1. Dodajesz dokument:
– PDF,
– skan,
– zdjęcie z telefonu,
– załącznik mailowy.
2. System analizuje dokument i rozpoznaje:
– numer faktury,
– NIP kontrahenta,
– daty,
– kwoty netto/brutto/VAT,
– walutę,
– termin płatności,
– pozycje dokumentu.
3. Dane trafiają do odpowiednich modułów:
– księgowości,
– handlu,
– workflow,
– obiegu dokumentów.
4. Operator jedynie zatwierdza poprawność lub koryguje wyjątki.
To znacząco skraca czas księgowania dokumentów i minimalizuje błędy wynikające z ręcznego przepisywania danych.
Jak wygląda proces krok po kroku?
1. Import dokumentu
Dokument może trafić do systemu:
– ręcznie,
– przez e-mail,
– automatycznie z katalogu,
– przez integrację z platformą B2B,
– przez aplikację mobilną.
Użytkownik nie musi wcześniej przygotowywać dokumentu — OCR radzi sobie także ze zdjęciami robionymi telefonem.
2. Rozpoznanie danych
Silnik OCR analizuje strukturę dokumentu. W zależności od konfiguracji:
– identyfikuje kontrahenta po NIP,
– przypisuje kategorię kosztową,
– rozpoznaje typ dokumentu,
– proponuje dekretację księgową.
W nowoczesnych wdrożeniach stosuje się także mechanizmy AI wspierające klasyfikację dokumentów.
3. Walidacja
System może sprawdzać:
– zgodność sum,
– poprawność numeru NIP,
– duplikaty faktur,
– zgodność z zamówieniem,
– limity budżetowe.
Jeśli coś się nie zgadza — dokument trafia do odpowiedniej osoby w workflow.
4. Księgowanie i archiwizacja
Po zatwierdzeniu dokument:
– zostaje zapisany w elektronicznym archiwum.
– trafia do ewidencji VAT,
– zostaje zaksięgowany,
– może uruchomić płatność,
Jakie dokumenty można rozpoznawać?
Najczęściej:
– faktury kosztowe,
– faktury sprzedażowe,
– paragony,
– umowy,
– zamówienia,
– dokumenty magazynowe,
– wyciągi bankowe,
– dokumenty kadrowe.
Zakres zależy od wdrożenia i użytego silnika OCR.
Największe korzyści z OCR w enova365
Oszczędność czasu
Księgowanie jednej faktury może skrócić się z kilku minut do kilkunastu sekund.
Mniej błędów
System ogranicza literówki, błędne kwoty, pomyłki w numerach dokumentów, duplikaty.
Elektroniczne archiwum
Łatwe wyszukiwanie po numerze faktury, kontrahencie, kwocie, tagach, statusie workflow.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy OCR rozpoznaje pozycje faktury?
Tak, ale zależy to od konfiguracji oraz używanego silnika OCR.
Czy można automatycznie księgować faktury?
Tak. Po odpowiedniej konfiguracji system może proponować lub wykonywać automatyczne dekretacje.
Czy OCR działa tylko dla PDF?
Nie. Obsługiwane są także skany JPG, PNG i inne formaty graficzne.
OCR w enova365 pozwala znacząco zautomatyzować pracę z dokumentami, eliminując ręczne przepisywanie danych i przyspieszając procesy księgowe oraz obieg dokumentów. Największą wartość daje połączenie OCR z workflow, elektronicznym obiegiem dokumentów i integracją z KSeF. Dobrze wdrożony system potrafi skrócić czas obsługi faktur nawet kilkukrotnie, jednocześnie zmniejszając liczbę błędów i poprawiając kontrolę nad dokumentacją firmy.
Jeśli chcesz się przekonać jak enova365 może usprawnić procesy w Twoim Biurze Rachunkowym to skontaktuj się z nami!
Napisz na biuro@karnat.com.pl lub zadzwoń +48 792 791 261.
