Czym właściwie jest KSeF i co się zmienia?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to rządowa platforma do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Docelowo zastąpi faktury PDF i papierowe – każda faktura będzie musiała zostać zarejestrowana w systemie Ministerstwa Finansów, a numer z KSeF stanie się jej jedynym potwierdzeniem.
Od momentu wejścia w życie obowiązku (planowanego obecnie na 2025 r.), biura rachunkowe będą musiały obsługiwać klientów tylko w tym modelu – a to oznacza konieczność pełnej integracji procesów fakturowania, obiegu dokumentów i ewidencji księgowej z KSeF.
Dlaczego przygotowanie biura rachunkowego jest kluczowe?
Wdrożenie KSeF to nie tylko instalacja nowego narzędzia, ale również zmiana codziennego sposobu pracy. Biura rachunkowe będą musiały:
– zapewnić klientom możliwość wystawiania faktur w KSeF (lub robić to w ich imieniu),
– odbierać faktury z systemu MF, rozpoznawać je i automatycznie księgować,
– zarządzać uprawnieniami do systemu (kto może wystawić fakturę? kto odbiera?),
– monitorować statusy faktur (np. odrzucone, błędne, niezatwierdzone),
– archiwizować dokumentację zgodnie z nowymi zasadami.
Bez zautomatyzowanego systemu ERP, obsługa tych wszystkich procesów stanie się ręczna, chaotyczna i czasochłonna, a to prosta droga do błędów i utraty klientów.
5 kroków, które warto wdrożyć już teraz
Krok 1: Przeanalizuj aktualny model obsługi faktur
Sprawdź, jak obecnie pozyskujesz dokumenty od klientów: mailem, osobiście, przez chmurę? Zidentyfikuj, które firmy wystawiają faktury samodzielnie, a które powierzają to Twojemu zespołowi. Ta wiedza pomoże zaplanować ścieżki integracji z KSeF.
Krok 2: Wybierz narzędzie zgodne z KSeF (np. enova365)
Zamiast korzystać z osobnych programów do księgowości, faktur i KSeF postaw na jedno, zintegrowane środowisko. enova365 ma wbudowaną obsługę KSeF. Umożliwia wystawianie, odbieranie i ewidencjonowanie faktur ustrukturyzowanych bez wychodzenia z systemu. To kluczowe, by uniknąć dublowania pracy.
Krok 3: Ustal procedury i odpowiedzialności
Zdefiniuj: kto wystawia faktury, kto odbiera z KSeF, kto je zatwierdza i księguje. Przypisz role w zespole i upewnij się, że klienci wiedzą, jak będą wyglądały zmiany. Jeśli planujesz wystawiać faktury w imieniu klienta to konieczne będzie formalne upoważnienie.
Krok 4: Przeszkol zespół i klientów
Zespół biura musi wiedzieć, jak działa KSeF, jak wygląda faktura XML, gdzie szukać błędów i co oznaczają statusy. Klientom natomiast należy pokazać, jak wystawiać faktury zgodnie z wymogami systemu. Jeśli korzystacie z enova365 to wiele procesów jest zautomatyzowanych, ale warto przetestować nowe scenariusze.
Krok 5: Zacznij działać już teraz – zanim będzie obowiązek
Nie czekaj na ostatni moment. Uruchom wersję testową, przeprowadź pilotaż dla kilku klientów, zobacz, jak działa pobieranie faktur z KSeF i jak system je księguje. Im więcej przećwiczysz teraz, tym spokojniejszy będzie moment wejścia obowiązku.
Jak enova365 pomaga w obsłudze KSeF?
enova365 to system ERP, który już dziś jest w pełni zintegrowany z KSeF. Oznacza to, że biuro rachunkowe nie musi korzystać z zewnętrznych platform ani ręcznie logować się do systemu Ministerstwa Finansów. Wszystko odbywa się z poziomu interfejsu enova365:
– Faktury wystawiane z systemu są automatycznie przesyłane do KSeF i otrzymują numer identyfikacyjny.
– System automatycznie pobiera faktury od kontrahentów, przypisuje je do odpowiednich firm i wprowadza do ewidencji.
– Statusy faktur są monitorowane, a ewentualne błędy można skorygować natychmiast.
– Użytkownicy mogą zarządzać uprawnieniami (np. kto może wystawiać faktury w imieniu klienta).
Dzięki temu cały proces odbywa się w jednym narzędziu, bez przeskakiwania między programami i bez ręcznego importu plików XML. Dla biura rachunkowego to nie tylko wygoda, ale i ogromna oszczędność czasu.
Co się stanie, jeśli się nie przygotujesz?
Brak przygotowania do KSeF może mieć poważne konsekwencje. Jeśli Twoje biuro nie wdroży systemu zgodnego z KSeF:
– Klienci nie będą mogli wystawiać faktur w wymaganym formacie – co uniemożliwi sprzedaż,
– Odbieranie i księgowanie faktur stanie się ręczne i opóźnione – wzrośnie ryzyko błędów,
– Możesz stracić klientów na rzecz nowocześniejszych konkurentów, którzy oferują obsługę zintegrowaną z KSeF,
– Brak zgodności z przepisami może prowadzić do kar i kontroli.
KSeF nie jest tylko zmianą techniczną, bo to zmiana całego sposobu pracy biura rachunkowego. Im szybciej przygotujesz się do tej transformacji, tym lepiej dla Ciebie, Twojego zespołu i Twoich klientów. Postaw na odpowiednie narzędzia – takie jak enova365 – i zacznij działać już teraz. Zamiast obawiać się KSeF, możesz go wykorzystać jako szansę na cyfrową rewolucję w Twoim biurze.
Jeśli chcesz się przekonać jak enova365 może usprawnić procesy w Twoim Biurze Rachunkowym to skontaktuj się z nami!
Napisz na biuro@karnat.com.pl lub zadzwoń +48 792 791 261.
