Jeden system, wiele możliwości – dokumentacja zebrana w jednym miejscu
W biurach rachunkowych typowy obraz to wiele źródeł danych: osobne foldery dla każdego klienta, wiadomości e-mail z fakturami, pliki Excel, dokumenty kadrowe w PDF, a często jeszcze – segregatory papierowe. Taki model pracy prowadzi do nieefektywności: nie tylko trudno cokolwiek znaleźć, ale też łatwo coś przeoczyć lub zgubić.
enova365 całkowicie zmienia sposób zarządzania dokumentami. Wszystko trafia do jednego systemu, który automatycznie klasyfikuje, kataloguje i przypisuje dane do odpowiednich kartotek. Co więcej – dokumenty w systemie są dostępne zarówno z poziomu aplikacji desktopowej, jak i przeglądarki. Oznacza to, że niezależnie od tego, gdzie pracujesz (biuro, dom, delegacja), masz dostęp do wszystkich informacji w czasie rzeczywistym.
Zamiast przeszukiwać dyski i skrzynki e-mail, wystarczy otworzyć system, wybrać klienta, typ dokumentu i datę – a wszystkie dane masz jak na dłoni. Tak wygląda cyfrowy porządek.
Elektroniczne archiwum – koniec z segregatorami i znikającymi plikami
Cyfryzacja dokumentów to nie tylko wygoda – to także odpowiedź na realne potrzeby biur rachunkowych. Przechowywanie dokumentów zgodnie z przepisami (w tym RODO), szybki dostęp do historii dokumentacji, a także przygotowanie do kontroli podatkowych i audytów – to dziś nie luksus, ale obowiązek.
Moduł DMS (Document Management System) w enova365 pozwala wprowadzić elektroniczny porządek nawet tam, gdzie do tej pory królował papier. Każdy dokument możesz:
– przypisać do konkretnego klienta, miesiąca, rodzaju (np. faktura kosztowa, deklaracja PIT),
– oznaczyć odpowiednimi znacznikami (np. „do zatwierdzenia”, „przyjęty”, „do korekty”),
– połączyć z innymi obiektami w systemie (np. lista płac, umowa, deklaracja). D
odatkowo – pliki mogą być podpisywane elektronicznie, co eliminuje konieczność drukowania i skanowania. Zmienia się też kultura pracy – nie ma już konieczności tworzenia kopii zapasowych „na wszelki wypadek” czy przesyłania plików e-mailem. Wszystko jest w jednym miejscu, zawsze aktualne i zabezpieczone.
Obsługa KSeF – faktury w systemie od razu, bez e-maili i błędów
Obsługa faktur w formie elektronicznej staje się standardem. KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, wprowadza nową jakość – ale też nowe wyzwania dla księgowych. enova365 jest na to w pełni przygotowana. Dzięki integracji z KSeF: – faktury zakupu trafiają automatycznie do systemu, – faktury sprzedaży są wysyłane z poziomu enova365 i od razu archiwizowane, – każda faktura zyskuje swój unikalny status (np. „wysłana”, „przyjęta”, „odrzucona”).
System nie tylko pobiera dane z KSeF, ale pozwala je natychmiast przetwarzać – księgować, zatwierdzać, dodawać do rejestrów VAT. To ogromna oszczędność czasu i gwarancja zgodności z przepisami. Nie trzeba już przeszukiwać portalu KSeF ani wprowadzać danych ręcznie – wszystko dzieje się automatycznie, zgodnie z zasadą: „jedno miejsce, jeden dokument, jeden proces”.
Workflow – zaprojektuj swój własny porządek
Nie ma dwóch takich samych biur rachunkowych. Jedno obsługuje 30 małych JDG, inne – kilka dużych spółek. W jednym faktury przychodzą w PDF, w drugim – przez Pulpit Klienta lub KSeF. Dlatego porządek musi być nie tylko skuteczny, ale też elastyczny.
Moduł Workflow w enova365 pozwala stworzyć własne ścieżki zatwierdzania dokumentów, zgodne z rzeczywistością Twojego biura. Możesz zdefiniować proces np.:
– dodanie faktury przez klienta,
– zatwierdzenie przez pracownika,
– przekazanie do księgowania,
– finalne rozliczenie podatkowe.
System przypisuje odpowiedzialność do konkretnych osób, wysyła powiadomienia i nie pozwala przejść do kolejnego etapu, jeśli poprzedni nie został zakończony. Dzięki temu nie ma niejasności, nieporozumień ani „zawieszonych” dokumentów. Wszystko pod kontrolą – i wszystko udokumentowane.
Pulpit Klienta – uporządkowana współpraca z klientem
Nawet najlepszy porządek w dokumentach nie wystarczy, jeśli sam klient przekazuje je chaotycznie: raz na maila, raz w papierze, raz przez WeTransfer. Dlatego enova365 oferuje Pulpit Klienta Biura Rachunkowego – dedykowany portal, przez który klient może:
– przesyłać dokumenty w bezpieczny i uporządkowany sposób,
– podglądać statusy i historię swoich dokumentów,
– zadawać pytania, wysyłać wiadomości i odbierać raporty.
Dla biura to oznacza: mniej telefonów, mniej błędów, mniej nerwów. Klient wie, co i kiedy przesłał – a księgowy ma pewność, że wszystko trafia do odpowiedniego miejsca w systemie. To cyfrowy kanał komunikacji, który porządkuje cały kontakt z klientem.
Porządek w dokumentach to nie luksus – to konieczność. W świecie cyfrowym, gdzie dane muszą być bezpieczne, zgodne z przepisami i zawsze dostępne, enova365 staje się najlepszym sprzymierzeńcem biura rachunkowego. Dzięki centralizacji, automatyzacji, Workflow, historii zmian i Pulpitowi Klienta – możesz zapomnieć o bałaganie i skupić się na tym, co najważniejsze: rzetelnej obsłudze klienta.
Jeśli chcesz się przekonać jak enova365 może usprawnić procesy w Twoim Biurze Rachunkowym to skontaktuj się z nami!
Napisz na biuro@karnat.com.pl lub zadzwoń +48 792 791 261.