Czym jest KSeF i jak działa w praktyce
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma Ministerstwa Finansów służąca do wystawiania, odbierania i archiwizacji faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lipca 2024 roku KSeF stał się systemem dobrowolnym, a od połowy 2025 – obowiązkowym dla większości podatników VAT.
Faktura wystawiana w KSeF:
– Jest przesyłana w czasie rzeczywistym do systemu Ministerstwa Finansów.
– Otrzymuje numer identyfikujący i czas UPO, który stanowi datę wystawienia.
– Może być pobrana przez nabywcę bezpośrednio z systemu (o ile ma nadane uprawnienia).
– Jest przechowywana przez MF przez 10 lat.
Wszystko to oznacza jedno: fiskus ma dostęp do faktur praktycznie natychmiast.
Co zmienia KSeF w kontekście kontroli podatkowych
KSeF eliminuje wiele dotychczasowych luk, które utrudniały fiskusowi szybką reakcję i skuteczne prowadzenie kontroli podatkowych. Przed jego wdrożeniem faktura trafiała najpierw do klienta, a później – często z opóźnieniem – do biura rachunkowego. Dziś, po wprowadzeniu KSeF, każda faktura trafia bezpośrednio i natychmiastowo do systemu Ministerstwa Finansów, niezależnie od tego, kiedy dotrze do księgowości.
Wcześniej urząd skarbowy musiał czekać na kontrolę lub wezwanie, aby mieć dostęp do dokumentów, natomiast teraz może analizować dane na bieżąco, niemal w czasie rzeczywistym. Co więcej, urzędnicy wcześniej nie mieli dostępu do oryginalnych faktur – bazowali jedynie na danych przekazanych przez podatnika lub biuro. Dzięki KSeF wszystkie faktury są przechowywane centralnie i dostępne z poziomu systemu MF.
Dodatkowo, nieścisłości w danych były do tej pory zauważalne dopiero na etapie składania plików JPK. Teraz błędy są widoczne już w dniu wystawienia faktury, co znacząco skraca czas reakcji administracji skarbowej. W efekcie urząd nie musi już inicjować klasycznej kontroli – może zareagować wcześniej, często jeszcze zanim przedsiębiorca zorientuje się, że popełnił błąd.
Ryzyka i zagrożenia – na co muszą uważać biura rachunkowe
Mniej czasu na korekty
Kiedyś – korekta była możliwa „przed JPK”. Teraz faktura jest widoczna w KSeF od razu. Błąd wystawiony przez klienta lub biuro może zostać zauważony przez urząd w czasie rzeczywistym.
Brak możliwości „cofnięcia” faktury
Faktura przesłana do KSeF i zaakceptowana nie może być usunięta. Trzeba wystawić korektę, a historia transakcji jest jawna.
Większa odpowiedzialność biura
Biura rachunkowe stają się pierwszą linią obrony klienta przed błędami – to one muszą zwracać uwagę na nieprawidłowe dane, oznaczenia KSeF, terminy i obowiązki podatkowe.
Jak przygotować klientów do kontroli „w erze KSeF”
Twoi klienci mogą nie być świadomi, jak wiele się zmienia. Oto kilka kroków, jakie powinno wykonać każde biuro rachunkowe.
Edukuj klientów
Przekaż informacje o tym, że KSeF to nie tylko inny sposób wystawiania faktur, ale też pełna przejrzystość wobec fiskusa. Uświadom, że każda pomyłka trafia od razu do Ministerstwa Finansów. Zachęcaj do przekazywania danych w sposób uporządkowany i na czas.
Uporządkuj obieg dokumentów
Używaj zintegrowanego systemu (np. enova365), by klienci przesyłali dane przez Pulpit Klienta. Ogranicz przesyłanie faktur e‑mailem – zbyt wiele pomyłek wynika z ręcznej obsługi.
Wprowadź checklisty i wewnętrzne kontrole
Sprawdzaj poprawność faktur przed ich wystawieniem lub wysyłką do KSeF. Zadbaj o kontrolę znaczników KSeF, numeracji, danych kontrahenta itp. Zautomatyzuj testy poprawności (np. z wykorzystaniem funkcji walidacji w enova365).
Jak enova365 wspiera zgodność i bezpieczeństwo przy KSeF
enova365 to system, który:
– W pełni obsługuje KSeF – zarówno wystawianie, odbiór, jak i zarządzanie uprawnieniami.
– Pozwala na wcześniejszą walidację danych przed wysłaniem faktury do KSeF.
– Przechowuje statusy faktur, historię wysyłek, błędy i potwierdzenia UPO.
– Zapewnia zgodność z najnowszymi strukturami XML i komunikatami Ministerstwa Finansów.
– Umożliwia integrację z Pulpitem Klienta, co pozwala klientowi biura przesyłać dane bez chaosu.
Dzięki temu biuro rachunkowe ma kontrolę nad całym procesem fakturowania i może zareagować zanim fiskus wykryje błąd.
W świecie KSeF kontrola podatkowa zmienia się w monitorowanie danych w czasie rzeczywistym. Biura rachunkowe nie mogą już być tylko odbiorcą dokumentów – muszą aktywnie dbać o poprawność, spójność i zgodność faktur z przepisami. KSeF nie zabiera roli księgowego – czyni ją jeszcze ważniejszą. Biuro rachunkowe staje się partnerem, który zapewnia bezpieczeństwo w kontaktach z urzędem, zgodność danych i płynny i bezbłędny obieg faktur. Kto wdroży dobre narzędzia (jak enova365), uporządkuje procesy i przeszkoli klientów – zyska przewagę rynkową i spokój w czasie kontroli.
Jeśli chcesz się przekonać jak enova365 może usprawnić procesy w Twoim Biurze Rachunkowym to skontaktuj się z nami!
Napisz na biuro@karnat.com.pl lub zadzwoń +48 792 791 261.
