Dlaczego warto przygotować klientów do KSeF z wyprzedzeniem?
KSeF będzie obowiązkowy dla większości podatników VAT, a jego wdrożenie wymaga zmian w sposobie obiegu dokumentów i procesów księgowych. Im wcześniej klienci biura rachunkowego zrozumieją, jak działa KSeF, tym łatwiej będzie uniknąć problemów w pierwszych miesiącach obowiązywania systemu.
Korzyści wczesnego przygotowania:
– uniknięcie opóźnień w dostarczaniu faktur,
– płynne przejście z faktur papierowych/PDF na e-Faktury w formacie XML,
– większa pewność prawidłowego wystawiania dokumentów,
– mniejsze obciążenie biura rachunkowego w okresie przejściowym.
Edukacja klientów jako fundament wdrożenia
Pierwszym krokiem jest przekazanie podstawowej wiedzy o KSeF:
– czym jest Krajowy System e-Faktur i dlaczego został wprowadzony,
– jakie dokumenty będą wystawiane w formacie XML i trafiały do KSeF,
– jakie są terminy wejścia w życie obowiązku,
– jakie dane są wymagane przy wystawianiu e-Faktur.
Formy edukacji mogą obejmować:
– szkolenia online lub spotkania w siedzibie biura,
– krótkie poradniki PDF z instrukcjami,
– materiały wideo prezentujące proces krok po kroku,
– indywidualne konsultacje dla kluczowych klientów.
Weryfikacja systemów i narzędzi klientów
Nie każdy klient biura rachunkowego korzysta z systemów, które są już gotowe do obsługi KSeF. Warto przeprowadzić audyt technologiczny:
– sprawdzić, czy obecne oprogramowanie sprzedażowe lub ERP klienta ma integrację z KSeF,
– ocenić, czy system pozwala na eksport/import faktur w formacie XML zgodnym z wymaganiami,
– zaproponować rozwiązania alternatywne, np. enova365, które ma natywną integrację z KSeF,
– upewnić się, że klienci mają dostęp do podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego do autoryzacji w KSeF. Przygotowanie klientów do KSeF to także opracowanie nowych procedur.
Warto ustalić:
– kto w firmie klienta będzie odpowiedzialny za wystawianie faktur w KSeF,
– w jaki sposób faktury zakupowe będą pobierane z systemu i przekazywane do biura rachunkowego,
– jak rozwiązać sytuacje wyjątkowe (faktury korygujące, duplikaty, błędne dokumenty),
– zasady archiwizacji dokumentów i kontroli poprawności danych.
Jak biuro może przygotować klienta – przykład
Biuro rachunkowe obsługuje kilkudziesięciu klientów, w tym firmę handlową, która wystawia miesięcznie setki faktur. Początkowo korzystali z prostego programu fakturującego bez integracji z KSeF.
Działania biura:
– Edukacja – zorganizowano godzinne szkolenie online dla pracowników firmy handlowej, omawiając zasady KSeF.
– Audyt systemu – wykazano, że obecny program nie spełnia wymagań, więc zaproponowano przejście na enova365 z modułem Handel.
– Konfiguracja i integracja – wdrożono integrację enova365 z KSeF i przetestowano proces wystawiania faktur.
– Procedury – ustalono, że dział sprzedaży wysyła faktury do KSeF, a księgowość codziennie pobiera faktury zakupowe.
– Testy – przez miesiąc prowadzono testowe wystawianie e-Faktur, a biuro monitorowało poprawność danych.
Efekt: Po wejściu w życie obowiązku KSeF firma handlowa działał bez przestojów, a liczba pytań do biura rachunkowego znacząco spadła.
Praktyczne zastosowania funkcji KSeF w enova365
Dla firm wystawiających regularnie powtarzające się faktury (np. abonamenty, usługi serwisowe), enova365 oferuje moduł fakturowania cyklicznego. Faktury tworzą się automatycznie, wysyłane są do KSeF i archiwizowane bez udziału człowieka.
Przykład:
Firma ABC wystawia co miesiąc faktury dla 50 klientów za usługi IT. Dzięki enova365, proces wygląda tak:
– System generuje faktury na podstawie harmonogramu.
– Każda faktura trafia automatycznie do KSeF.
– Po odebraniu UPO (urzędowego potwierdzenia odbioru), dokument zostaje zarchiwizowany.
– Księgowość ma pełną kontrolę i historię obiegu faktur.
Odbiór faktur zakupowych bez błędów
Zamiast ręcznie wprowadzać dane z faktur zakupowych, enova365 automatycznie pobiera je z KSeF i przypisuje do odpowiednich dokumentów w systemie. To szczególnie przydatne w firmach z dużą liczbą kontrahentów.
Monitorowanie statusu faktur
Dzięki wbudowanej funkcji monitorowania statusu faktur w KSeF, użytkownicy enova365 mogą natychmiast dowiedzieć się, czy faktura została zaakceptowana przez system, czy wymaga korekty.
Przygotowanie klientów biura rachunkowego do KSeF to proces, który wymaga planu, edukacji i testów. Wczesne wdrożenie integracji, ustalenie procedur i szkolenie pracowników pozwala uniknąć chaosu w momencie wejścia w życie obowiązku. Biura rachunkowe, które podejdą do tego proaktywnie, nie tylko ułatwią sobie pracę, ale też wzmocnią relacje z klientami, pokazując, że są partnerem w cyfryzacji procesów biznesowych.
Jeśli chcesz się przekonać jak enova365 może usprawnić procesy w Twoim Biurze Rachunkowym to skontaktuj się z nami!
Napisz na biuro@karnat.com.pl lub zadzwoń +48 792 791 261.
