KSeF – co to oznacza dla księgowych?
Od 2026 roku większość firm, w tym JDG i spółki, będzie zobowiązana do wystawiania faktur wyłącznie przez Krajowy System e-Faktur. Dla księgowych oznacza to zmianę:
– w sposobie pozyskiwania dokumentów zakupowych,
– w wystawianiu i zatwierdzaniu dokumentów sprzedaży,
– w ewidencjonowaniu dokumentów kosztowych i przychodowych,
– w raportowaniu podatkowym (VAT, JPK_V7).
Dodatkowo faktury nie są już „papierowym dokumentem” – stają się rekordem XML w systemie państwowym, co wiąże się z wymogiem pełnej zgodności technicznej i proceduralnej.
Dlatego potrzebne są systemy ERP, które pozwalają pracować zgodnie z wymogami KSeF – i to bez frustracji oraz błędów.
enova365 jako narzędzie zintegrowane z KSeF
enova365 jest jednym z pierwszych systemów ERP w Polsce z pełną integracją z Krajowym Systemem e-Faktur. Oznacza to, że:
– nie musisz korzystać z osobnych portali MF
– wszystko zrobisz w systemie,
– procesy są zautomatyzowane
– wysyłka, pobieranie, wizualizacja faktur odbywa się w tle, –
wszystkie dokumenty są ewidencjonowane w sposób spójny z wymaganiami JPK.
enova365 obsługuje KSeF w trybie:
– ONLINE (system bezpośrednio komunikuje się z API KSeF),
– OFFLINE (faktura zostaje wystawiona w czasie braku połączenia i wysłana później).
Wystawianie faktur z enova365 – zgodne z KSeF
Dzięki integracji z KSeF, księgowy (lub klient biura rachunkowego) może wystawiać faktury sprzedaży z poziomu:
– Modułu Handel (pełna funkcjonalność ewidencyjna i fakturowa),
– Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego (w wersji webowej dla klienta końcowego).
System umożliwia:
– wystawienie faktury zgodnej z aktualną schemą FA(2) i FA(3),
– przypisanie kodu QR KSeF do faktury,
– podgląd statusu faktury: „Do wysłania”, „Wysłana”, „Przyjęta”,
– uzyskanie wydruku potwierdzenia transakcji KSeF zgodnego z MF.
Co istotne – użytkownik nie musi znać XML ani struktury e-faktury. enova365 przygotowuje ją automatycznie w tle.
Odbiór faktur zakupowych z KSeF
W enova365 możesz również pobierać faktury zakupowe z KSeF – na bieżąco i automatycznie. System umożliwia:
– pobieranie faktur po identyfikatorze podatnika,
– przypisanie ich do odpowiedniego rejestru VAT i ewidencji księgowej,
– wizualizację dokumentu XML w czytelnej formie,
– szybkie weryfikowanie poprawności danych (kwota, NIP, stawki VAT itd.).
Dzięki temu księgowy nie musi ręcznie wprowadzać faktur z PDF-ów, e-maili czy skanów – system „ściąga” je z KSeF samodzielnie.
Automatyzacja dzięki Harmonogramowi zadań
W enova365 księgowy nie musi samodzielnie klikać „Pobierz z KSeF” lub „Wyślij fakturę”. Wystarczy skonfigurować harmonogramy zadań, które automatyzują:
– wysyłkę faktur sprzedaży do KSeF,
– pobieranie faktur zakupu z KSeF,
– aktualizację statusów (np. sprawdzanie, czy faktura została przyjęta),
– archiwizację dokumentów zgodnie z przepisami.
To ogromna oszczędność czasu przy pracy z dużą liczbą dokumentów. Biura rachunkowe mogą obsługiwać więcej klientów – bez zwiększania etatów.
KSeF w Pulpicie Klienta Biura Rachunkowego
Dla klientów biur rachunkowych enova365 udostępnia webowy Pulpit Klienta BR, przez który klient może:
– wystawiać faktury (z integracją z KSeF),
– podglądać faktury zakupowe pobrane z KSeF,
– przekazywać faktury kosztowe w jednym miejscu (PDF, XML, KSeF),
– komunikować się z biurem (notatki, wiadomości).
Biuro rachunkowe pracuje bez e-maili i telefonów – wszystko jest uporządkowane i automatycznie przesyłane do systemu księgowego.
KSeF nie musi oznaczać chaosu i nadmiaru pracy. Dzięki enova365 księgowi i biura rachunkowe mogą obsługiwać e-faktury zgodnie z przepisami – szybko, automatycznie i wygodnie. System zapewnia kompleksową integrację z KSeF, obsługę faktur sprzedaży i zakupu, automatyzację oraz zgodność z obowiązującym i przyszłym prawem.
Jeśli chcesz się przekonać jak enova365 może usprawnić procesy w Twoim Biurze Rachunkowym to skontaktuj się z nami!
Napisz na biuro@karnat.com.pl lub zadzwoń +48 792 791 261.
