Dlaczego komunikacja z klientem jest dziś tak ważna?
Biura rachunkowe nie są już tylko podmiotami „do wprowadzania dokumentów”. Oczekiwania klientów się zmieniły – chcą:
– szybkiej reakcji na pytania,
– dostępu do informacji w czasie rzeczywistym,
– możliwości przesyłania dokumentów bez konieczności osobistej wizyty,
– lepszej kontroli nad swoimi finansami.
Tymczasem wiele biur nadal korzysta z chaotycznych kanałów komunikacji: e‑maili, SMS-ów, telefonów, Dropboxa, pendrive’ów. Efekt? Błędy, opóźnienia i… frustracja po obu stronach.
Jak enova365 wspiera komunikację z klientem?
enova365 oferuje dedykowane rozwiązania dla biur rachunkowych obsługujących wielu klientów zewnętrznych. Kluczowym elementem tego systemu jest Pulpit Klienta Biura Rachunkowego – moduł, który łączy funkcję panelu do przekazywania dokumentów z narzędziem do bieżącej wymiany informacji i raportowania.
Główne funkcje komunikacyjne:
– Wysyłka i odbiór dokumentów (PDF, XML, skany)
– Informowanie o zaległościach i terminach
– Udostępnianie zestawień księgowych i rozrachunków
– Obieg dokumentów z akceptacjami
– Komunikaty i przypomnienia
To wszystko odbywa się z poziomu systemu ERP – bez konieczności używania dodatkowych narzędzi.
Pulpit Klienta Biura Rachunkowego – centrum współpracy z klientem
Co to jest?
To przeglądarkowy panel dostępowy dla klienta biura rachunkowego. Klient loguje się (np. przez przeglądarkę na komputerze lub telefonie) i ma dostęp do:
– wystawiania dokumentów sprzedażowych,
– przesyłania skanów kosztów,
– pobierania raportów z księgowości,
– komunikatów od księgowego,
– informacji o rozliczeniach i zaległościach.
Korzyści:
– Szybsza wymiana dokumentów – nie trzeba czekać na maila, drukować faktur, szukać załączników.
– Lepsza organizacja – klient wie, co już przesłał, co zostało zaksięgowane, a co wymaga poprawki.
– Bezpieczeństwo – dane są przesyłane wewnętrznie w systemie, bez ryzyka „zaginięcia” w skrzynce mailowej.
– Odciążenie pracowników biura – mniej telefonów z pytaniami „czy faktura doszła?”, „jaki jest mój ZUS?”, „kiedy przelew VAT?”.
Wysyłka dokumentów – jak klient przekazuje dane do biura?
Zamiast przesyłać faktury i pliki PDF mailem, klient może je dodać bezpośrednio do enova365:
– wgrywając pliki ręcznie,
– korzystając z integracji z OCR,
– tworząc faktury sprzedażowe w module online,
– przypisując dokumenty do kategorii (np. koszt, delegacja, środki trwałe).
Dzięki temu dokumenty od razu trafiają do odpowiedniego kontekstu księgowego, a nie do ogólnej skrzynki e‑mail.
Obieg dokumentów – zgody, akceptacje, wersjonowanie
enova365 wspiera obieg dokumentów z możliwością akceptacji i komentarzy – zarówno po stronie klienta, jak i biura rachunkowego.
Przykład zastosowania:
– Klient dodaje dokument kosztowy.
– System informuje pracownika biura.
– Księgowy może zaakceptować, dodać uwagę („brakuje NIPu”, „zła data”), odrzucić lub zaksięgować.
– Klient otrzymuje powiadomienie i może zareagować od razu.
Dzięki temu wszystkie etapy są rejestrowane, a komunikacja jest uporządkowana i możliwa do odtworzenia.
Jak wygląda wdrożenie komunikacji klient-biuro w enova365?
Z punktu widzenia biura rachunkowego:
– Dodajesz klientowi dostęp do pulpitu (nadajesz login i hasło).
– Ustawiasz, co klient może zobaczyć, co edytować, a co tylko pobrać.
– Uczysz klienta, jak korzystać z pulpitu – zazwyczaj wystarczy jedno szkolenie (lub PDF).
– Monitorujesz statusy dokumentów i masz stały podgląd aktywności klienta.
Z perspektywy klienta:
– Nie musi znać systemu księgowego – widzi czytelny, prosty interfejs.
– Może pracować 24/7 – przesłać dokumenty wieczorem lub w weekend.
– Zyskuje dostęp do danych, które wcześniej musiał „wyciągać” od księgowej.
Komunikacja w kontekście KSeF i JPK
W erze KSeF, gdzie każda faktura trafia natychmiast do Ministerstwa Finansów, nie ma już miejsca na błędy wynikające z nieporozumień z klientem. Dzięki enova365 można na bieżąco kontrolować poprawność danych, zanim zostaną wysłane do KSeF. System może wykrywać nieprawidłowości (np. brak NIP, błędna data, brak kategorii). Komunikaty o błędach mogą być automatycznie przesyłane do klienta z prośbą o korektę.
To nie tylko zwiększa bezpieczeństwo biura rachunkowego, ale również usprawnia przygotowanie do kontroli skarbowej i audytu.
W dzisiejszych czasach sprawna komunikacja z klientem to kluczowy element sukcesu biura rachunkowego. enova365 daje narzędzia, które eliminują chaos, automatyzują wymianę dokumentów i zwiększają przejrzystość działań. Dzięki Pulpitowi Klienta, powiadomieniom, dostępowi do raportów i obiegowi dokumentów – biuro zyskuje czas, porządek i większą wartość dla klienta. A klient? Ma poczucie bezpieczeństwa, kontroli i szybkiego dostępu do danych – bez konieczności kontaktu telefonicznego przy każdej drobnostce. Dobrze skonfigurowana komunikacja w enova365 to fundament nowoczesnego, zdalnego i zaufanego biura rachunkowego.
Jeśli chcesz się przekonać jak enova365 może usprawnić procesy w Twoim Biurze Rachunkowym to skontaktuj się z nami!
Napisz na biuro@karnat.com.pl lub zadzwoń +48 792 791 261.
