Czym jest workflow dokumentów?
Workflow, czyli elektroniczny obieg dokumentów, to zestaw reguł i procesów określających, jak dokumenty (np. faktury, umowy, rachunki) są przetwarzane, zatwierdzane i archiwizowane w firmie. W praktyce workflow to cyfrowa ścieżka, którą pokonuje dokument od momentu jego wpływu do momentu zakończenia obróbki księgowej.
Dzięki systemowi enova365 workflow może być w pełni zautomatyzowany, dostosowany do indywidualnych potrzeb firmy i zintegrowany z pozostałymi modułami systemu ERP.
Jak działa workflow w enova365?
Moduł workflow w enova365 pozwala na:
✅ Automatyczne nadawanie zadań pracownikom w zależności od rodzaju dokumentu,
✅ Przypisywanie statusów i terminów realizacji,
✅ Monitorowanie postępu i historii działań na dokumencie,
✅ Integrację z modułem Księgowość, Kadry i Płace, Handel i innymi.
System opiera się na definicjach procesów, które określają, jakiego rodzaju dokumenty mają być obsługiwane, przez kogo i w jakim czasie. Pracownicy otrzymują automatyczne powiadomienia, a przełożeni mają pełną kontrolę nad przepływem dokumentacji.
Workflow dokumentów w praktyce
Przed wdrożeniem enova365
W biurze księgowym proces wyglądał następująco:
1. Klienci przesyłali faktury e-mailem lub dostarczali papierowo.
2. Pracownicy drukowali dokumenty, opisywali je ręcznie i przekazywali dalej do księgowania.
3. Często brakowało faktur, a poszukiwania papierowych wersji zajmowały wiele godzin.
4. Błędy ludzkie były częste – np. zdublowane zaksięgowanie, pominięcie faktury, opóźnienia.
5. Archiwizacja dokumentów była ręczna, przez co panował chaos w segregatorach.
Po wdrożeniu enova365 z workflow
1. Klient przesyła fakturę e-mailem lub przez dedykowany portal.
2. System automatycznie przypisuje dokument do odpowiedniego procesu.
3. Pracownik otrzymuje zadanie: weryfikacja danych i opis faktury.
4. Kolejne etapy (akceptacja, księgowanie, archiwizacja) odbywają się w systemie bez papieru.
5. Przełożony widzi postęp w czasie rzeczywistym – wie, kto i kiedy wykonał konkretne zadanie.
Efekt? O 60% mniej czasu na obsługę faktur i o 90% mniej błędów!
Korzyści z workflow dokumentów w enova365 dla księgowości
✅ Automatyzacja procesów – dzięki enova365 wiele działań odbywa się bez udziału człowieka: przypisywanie dokumentów, zmiana statusów, przekierowanie zadań.
✅ Redukcja błędów – jasno określone kroki, automatyczne kontrole i walidacje danych eliminują większość błędów wynikających z pomyłek ludzkich.
✅ Szybsza obsługa dokumentów – każdy dokument trafia natychmiast do odpowiedniej osoby. Pracownicy nie muszą go fizycznie przekazywać ani szukać informacji w różnych systemach.
✅ Transparentność i kontrola – przełożeni mają wgląd w bieżący status wszystkich dokumentów i procesów. Możliwe jest szybkie reagowanie na opóźnienia.
✅ Lepsza organizacja pracy – system przydziela zadania automatycznie, co ułatwia zarządzanie zespołem i umożliwia równomierne rozłożenie obciążenia.
Czy warto wdrożyć workflow w enova365?
Jeśli Twoje biuro księgowe zmaga się z:
– opóźnieniami w księgowaniu dokumentów,
– nadmiarem papierowej dokumentacji,
– błędami w przepływie informacji,
– brakiem transparentności i kontroli nad procesami,
to workflow w enova365 może stać się kluczowym narzędziem w transformacji cyfrowej firmy.
Workflow dokumentów w enova365 to odpowiedź na potrzeby nowoczesnych biur rachunkowych. Automatyzacja, przejrzystość i redukcja błędów sprawiają, że system staje się realnym wsparciem dla zespołów księgowych w codziennej pracy. Przykład praktyczny pokazuje, że zmiana nie musi być trudna, wystarczy odpowiednie narzędzie, by zacząć pracować szybciej, efektywniej i bez stresu.
Jeśli chcesz się przekonać jak enova365 może usprawnić procesy w Twoim Biurze Rachunkowym to skontaktuj się z nami!
Napisz na biuro@karnat.com.pl lub zadzwoń +48 792 791 261.