Dlaczego cyfryzacja to kluczowa strategia dla biur rachunkowych
Biura rachunkowe stoją obecnie przed wieloma zmianami: wymagania prawne dotyczące KSeF i JPK, rosnące oczekiwania klientów w zakresie szybkości i dostępności usług, potrzeba redukcji błędów i optymalizacji kosztów. Funkcjonalności enova365, takie jak import wyciągów bankowych, używanie pulpitu klienta biura rachunkowego, czy zdalna współpraca z klientami – to elementy, które coraz częściej decydują o tym, że klient wybiera dane biuro.
Dlatego cyfryzacja to nie luksus, ale to podstawowy warunek konkurencyjności i bezpieczeństwa operacyjnego.
Krok 1: Audyt procesów i określenie priorytetów
Opis działania
– Zbadaj, które procesy w biurze są najbardziej czasochłonne, podatne na błędy oraz powtarzalne – np. odbiór dokumentów, wprowadzanie danych, księgowanie, rozliczenia podatkowe.
– Zidentyfikuj, jakie dane klienci często dostarczają z opóźnieniem lub z brakami – co spowalnia pracę Twojego biura.
– Określ cele: skrócenie czasu przetwarzania dokumentów, zmniejszenie liczby błędów, poprawa komunikacji, możliwość pracy zdalnej itp.
Dlaczego to istotne
Bez audytu nie wiesz, które obszary przyniosą największą korzyść po digitalizacji. Często skupienie się na złych elementach marnuje zasoby i generuje mały efekt.
Jak enova365 wspiera na tym etapie
Możliwość testowego wdrożenia wybranych funkcji w mniejszym obszarze – np. u jednego klienta lub przy jednej kategorii dokumentów – by zobaczyć efekt i koszty.
Krok 2: Wybór właściwego systemu ERP i narzędzi cyfrowych
Kluczowe cechy, na które biuro rachunkowe powinno zwrócić uwagę
– Obsługa JPK, KSeF, generowanie deklaracji podatkowych i elektronicznych potwierdzeń (UPO).
– Moduły do e‑administracji: obieg dokumentów, Pulpit Klienta, komunikatory, OCR do faktur.
– Funkcjonalności automatyzujące powtarzalne czynności: import danych, schematy księgowe, dekretacja masowa.
– Bezpieczeństwo danych, możliwość pracy zdalnej/chmurowej i wersje SSL / szyfrowanie.
Jak enova365 spełnia te wymagania
– enova365 to kompleksowy system ERP, który oferuje moduły księgowości, obsługi dokumentów, Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego itp.
– System udostępnia funkcje integracji i automatyzacji: import/eksport, obsługa e‑Deklaracji, automatyczne wysyłki.
– Możliwość wdrożenia pulpitu klienta, udostępniania dokumentów, dostępu przez internet, co zwiększa komfort klienta i oszczędza czas biurowy.
Krok 3: Elektroniczny obieg dokumentów i komunikacja z klientem
Co wdrożyć
– Umożliw klientom przesyłanie dokumentów elektronicznie (np. PDF, zdjęcia, skany), przez Pulpit Klienta lub dedykowane aplikacje.
– Wprowadź mechanizmy OCR – automatycznego odczytu faktur i danych z dokumentów, by zminimalizować ręczną pracę.
– Zapewnij komunikację wewnętrzną i z klientami za pomocą narzędzi z systemu ERP – wiadomości, alerty, przypomnienia.
– Zadbaj o archiwizację cyfrową i dostęp 24/7 do dokumentów online – co zwiększa transparentność i ułatwia obsługę kontroli.
Jak enova365 ułatwia obieg dokumentów
– Moduł Pulpit Klienta Biura Rachunkowego – klienci mogą samodzielnie dostarczać dokumenty, generować niektóre wydruki, sprawdzać status rozliczeń.
– OCR i możliwość importu dokumentów – dokumenty mogą być rozpoznawane automatycznie, co redukuje przepisanie danych ręcznie.
– Workflow powiadomień, alertów wewnętrznych – biuro wie na bieżąco, które dokumenty są zaległe, kto za co odpowiada. - Dostęp mobilny / online – praca zdalna, z każdego miejsca, co umożliwia sprawną współpracę z klientami nie tylko lokalnymi.
Krok 4: Automatyzacja procesów i standaryzacja zadań
Gdzie wprowadzić automatyzację
– Dekretacja dokumentów – zestaw schematów księgowych i reguł automatycznych.
– Masowe operacje (np. księgowanie opłat stałych, abonamentów, kosztów operacyjnych).
– Wysyłka deklaracji podatkowych, plików JPK, e‑faktur przez integracje.
– Przypomnienia, alerty – dla terminów podatkowych, zaległych dokumentów, zobowiązań.
– Raportowanie zarządcze i analizy – gotowe raporty, dashboardy BI.
Standaryzacja
– Ujednolicone nazewnictwo dokumentów (np. OT, LT, faktury kosztowe / sprzedażowe).
– Standardowe schematy kont, oznaczanie kont podatkowych, znaczniki.
– Procedury wewnętrzne: kto sprawdza dane, kto wysyła, jakie testy robi przed deklaracją.
Jak enova365 wspiera automatyzację
– Schematy księgowe i automatyczna dekretacja dokumentów dzięki konfiguracji w systemie.
– Gotowe szablony i możliwość kopiowania konfiguracji między klientami.
– Integracje z bankami, automatyczny import wyciągów bankowych.
– Moduły raportowe oraz BI, które pozwalają tworzyć dashboardy, raporty finansowe i analizy bez konieczności eksportu danych do zewnętrznych arkuszy.
Krok 5: Szkolenia i zmiana kultury pracy
Dlaczego to ważne
Nawet najlepsze narzędzia bez odpowiedniej wiedzy i kultury pracy w biurze będą używane nieefektywnie, co prowadzi do frustracji, błędów i mniejszej satysfakcji klienta.
Co wdrożyć
– Szkolenia regularne dla zespołu – nowe funkcje systemu, zmiany w przepisach, obsługa KSeF / JPK.
– Dokumentowanie procedur: instrukcje, checklisty, procedury wewnętrzne – kto odpowiada za co.
– Feedback od klientów i od zespołu – co działa dobrze, co warto poprawić.
– Monitorowanie efektywności: KLUCZE KPI, czas obsługi dokumentu, liczba błędów, satysfakcja klienta.
Jak enova365 wspiera rozwój zespołu i stabilność zmian
– Dostęp do bazy wiedzy, FAQ i komunikatów dotyczących zmian prawnych i funkcjonalnych.
– Webinary, szkolenia online i wsparcie techniczne producenta systemu.
– Aktualizacje systemu zgodne z przepisami – biuro nie musi samodzielnie śledzić każdej zmiany.
– Narzędzia raportowania KPI w systemie – do monitorowania czasu przetwarzania, jakości danych, efektywności pracy.
Cyfryzacja biura rachunkowego to dziś konieczność – pozwala zautomatyzować pracę, poprawić jakość usług i zapewnić zgodność z dynamicznie zmieniającymi się przepisami. Dzięki rozwiązaniom takim jak enova365 biura mogą działać szybciej, bezpieczniej i z większą wartością dla klienta. Wdrożenie cyfrowych narzędzi to realna oszczędność czasu i inwestycja w przyszłość biura.
Jeśli chcesz się przekonać jak enova365 może usprawnić procesy w Twoim Biurze Rachunkowym to skontaktuj się z nami!
Napisz na biuro@karnat.com.pl lub zadzwoń +48 792 791 261.
